Der Ablauf einer Media­tion gestaltet sich in erster Linie durch die Aufga­ben­stel­lung. Er ist abhängig von der Struktur des Konflikts. Im Rahmen eines Vorge­sprächs kann eine grobe Einschät­zung vorge­nommen werden. Bei komplexer Situa­tion mit mehreren Betei­ligten sollte ein längerer Zeit­raum zur Verfü­gung stehen. Bei zwei Konflikt­part­nern ist in der Regel nach ein bis zwei Media­ti­ons­sit­zungen à zwei bis drei Stunden schon viel geklärt und der even­tu­elle weitere Bedarf gut abschätzbar.

Von Beginn der Media­tion ist wichtig, dass eine gute Arbeits­at­mo­sphäre geschaffen wird. Sind die Parteien vertrau­ens­voll und moti­viert werden sie bereit sein sich koope­rativ am Prozess zu betei­ligen. Es soll ein geschützter Raum entstehen können, in dem dieser Prozess vertrau­lich und ohne Zeit­druck geführt werden kann.

Während dieser Phasen ist die Vertrau­lich­keit und die Neutra­lität der Media­tion gesichert.

Phase 1: Einführung

Was soll jetzt passieren und welche Regeln sind wichtig

Der Mediator bzw. Wirt­schafts­me­diator erläu­tert im Gespräch mit den betei­ligten Konflikt­par­teien (Medi­anten) das Media­ti­ons­ver­fahren bspw. Rolle und Haltung des Media­tors. Dabei klärt er mit ihnen die Rahmen­be­din­gungen ab.

Zudem gehört in diese Phase auch eine Konflikt­ana­lyse. So werden die Infor­ma­tionen aufbe­reitet und die Sach­lage analy­siert. Die Rolle der Betei­ligten wird geklärt (ist diese Person in den Konflikt invol­viert?) Ferner werden die Erwar­tungen an die Media­tion erfragt und die Konflikt­eska­la­tion analy­siert. Der Mediator prüft, ob sich der Konflikt über­haupt für eine Media­tion eignet oder ob der Fall besser durch ein anderes Verfahren beigelegt wird.

Phase 2: Themensammlung

Welche Themen sind wichtig und alles hat Platz

In diesem Verfah­rens­ab­schnitt geht es vor allem darum, die Themen zusammen zu stellen die für die Beile­gung ihres Konflikts geklärt werden sollen und Gegen­stand des Media­ti­ons­ver­fah­rens sein sollen.
Es wird geklärt, worüber zwischen den Parteien Unei­nig­keit und worüber Einig­keit besteht. Auch unklar geblie­bene Punkte werden nun ange­spro­chen. Dadurch wird der Konflikt bereits an dieser Stelle entflechtet und klar und trans­pa­rent gemacht.

Phase 3: Bear­bei­tung der Konfliktfelder

Erzählen, was wichtig ist

Jede Partei erhält Gele­gen­heit, ihre Sicht der Dinge und ihre Bedürf­nisse frei zu schil­dern. Ziel dieser Phase ist es vor allem, dass sich jede Partei ihrer eigenen Inter­essen bewusst wird und gleich­zeitig auch die Inter­essen der anderen Partei kennen lernt. Das Aufde­cken dieser Inter­essen fördert das wech­sel­sei­tige Verständnis und die Akzep­tanz der unter­schied­li­chen Sichtweisen.

Phase 4: Suche nach Lösungsoptionen

Sammeln, darüber nach­denken, was ist machbar

Aus einer scheinbar schwie­rigen Situa­tion ist jetzt die Situa­tion entstanden, die gemeinsam gelöst werden kann. Es ist kein Gegen­ein­ander. Das Ziel ist jetzt gemeinsam Seite an Seite krea­tive Ideen und mögliche Optionen zur mögli­chen Lösung zu entwi­ckeln. Wichtig dabei ist, dass noch keine Bewer­tungen statt­finden. Alles ist wichtig was an Lösungs­vor­schlägen, Vari­anten da ist. Nach diesem Arbeiten werden die Lösungs­mög­lich­keiten gewichtet und bewertet.

Phase 5: Bewer­tung und Auswahl

Was kann wirk­lich durch­ge­führt werden

Die verschie­denen Lösungs­ideen werden von den Parteien im Hinblick auf ihre Reali­sier­bar­keit hin über­prüft und die Vor- und Nach­teile abge­wogen. Die Lösungen und deren Auswir­kungen werden auf Mach­bar­keit (wirt­schaft­lich, orga­ni­sa­to­risch, sozial) und Nach­hal­tig­keit geprüft. Letzt­end­lich soll das Ergebnis durch­führbar sein und über den Konflikt hinaus anhalten.

Das Ergebnis ist dann eine konkrete Hand­lungs­op­tion, wenn es für alle Betei­ligten eine Win-Win-Lösung ist.

Phase 6: Abschluss­ver­ein­ba­rung und Umsetzung

So kann es jetzt ein Vertrag werden

Nach einer noch­ma­ligen Über­prü­fung der gefun­denen Lösungen werden diese abschlie­ßend verein­bart und in einer schrift­li­chen Abschluss­ver­ein­ba­rung von allen betei­ligten Parteien verbind­lich unter­schrieben. Anschlie­ßend wird dann diese Verein­ba­rung von den Parteien umge­setzt. In dieser Phase können auch Anwälte oder sons­tige wich­tige Entschei­dungs­träger mit einge­bunden werden.

Nach­phase:

Wird eine zukünf­tige Zusam­men­ar­beit ange­strebt, ist es sinn­voll, Nach­fol­ge­treffen zu verein­baren, um die Umset­zung des Über­ein­kom­mens zu begleiten. Dies dient dazu, die Verein­ba­rungen zu über­prüfen oder wich­tige Korrek­turen vorzu­nehmen. Beson­ders bei inner­be­trieb­li­chen Media­tionen bewährt es sich, mindes­tens ein Nach­treffen nach einer bestimmten Zeit mit den Teil­neh­mern zu verein­baren. Der Grund liegt darin, dass in dem Tages­ge­schäft im Unter­nehmen doch das eine oder andere an ausge­machten Verein­ba­rungen vergessen wird.